Personuppgiftsbehandling vid lokaluthyrning

Behandling av personuppgifter

Denna information gäller dig som hyr lokal av SwedCro AB eller är dennes kontaktperson. Informationen beskriver hur SwedCro AB behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandling av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer om vår personuppgiftsbehandling. Hyresgästen ansvarar för att se till att denna information lämnas till kontaktpersoner, representanter eller andra vars personuppgifter kan komma att behandlas under hyresförhållandet.

Personuppgiftsansvarig

SwedCro AB AB, org.nr. 559160-6008, tillsammans med koncernföretag är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker på ett lagligt sätt. Det innebär bland annat att SwedCro AB skyddar personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vår behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlas in och behandlas?

SwedCro AB hanterar personuppgifter som har samband med vårt hyresförhållande. Det gäller främst personuppgifter för hyresgästers kontaktpersoner och samt personuppgifter avseende hyresgäster som utgörs av enskild firma eller privatperson. Vi behandlar även personuppgifter om du gör en felanmälan samt i samband med evenemang som vi anordnar för våra hyresgäster. Andra tillfällen då vi behandlar dina personuppgifter är när du exempelvis kontaktar oss via mejl. Exempel på personuppgifter som vi kan komma att behandla är följande: Namn, adress, personnummer (t.ex. om du är firmatecknare och vi behöver kontrollera din behörighet), telefonnummer, mejladress samt information om lokalen. I vissa fall inhämtar vi även en kreditupplysning för att säkerställa att det finns ekonomiska förutsättningar för att erlägga hyran för lokalen.

Samtycke

Om behandling av dina personuppgifter skulle kräva ditt samtycke inhämtar vi det separat.

Varför behandlar SwedCro AB dina personuppgifter?

Personuppgifterna behandlas i syfte att: • Fullgöra och administrera våra rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet, vilket bl.a. inkluderar hyresavisering och hyresförhandlingar samt för att eventuellt kunna inhämta uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme. • Utföra löpande förvaltning och underhåll av lokalen, vilket bl.a. inkluderar kommunikation med kontaktpersonen • Fastställa eller styrka eventuella rättsliga anspråk, exempelvis genom kontroller under hyresförhållandet i syfte att säkerställa att lokalen används i enlighet med tillämplig lag och i enlighet med hyresavtalet. • Skicka information om SwedCro AB och våra tjänster, t.ex. genom utskick av nyhetsbrev och marknadsföring till kontaktperson via de kontaktuppgifter som vi har tillgång till. • Skicka information och marknadsföring till kontaktperson om andra företags produkter/tjänster som hyresgästen kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan t.ex. avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. • Ta fram statistik, göra kundundersökningar och följa upp interna rutiner och policys. • Upprätthålla affärsrelationen med våra hyresgäster och säkerställa lokalförsörjningen till dessa över tid. Vår behandling av personuppgifter sker i huvudsak för att fullgöra och administrera våra skyldigheter enlig hyresavtalet med hyresgästen. För de fall hyresgästen är en privatperson eller enskild firma, sker denna behandling med stöd av den rättsliga grunden ”fullgörande av avtal” medan behandlingen sker med stöd av ett s.k. ”berättigat intresse” om hyresgästen är en juridisk person. För annan behandling som utförs har vi ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna, t.ex. för att skicka information, göra kundundersökningar och marknadsföring samt tillhandahålla tjänster relaterade till uthyrningen.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Vi sparar uppgifter om kontaktpersoner så länge denna är registrerad som kontaktperson. Informationen uppdateras om hyresgästen anmäler annan kontaktperson.

För de fall vi erhåller uppgifter om störningar i lokalen och inte vidtar någon åtgärd, kommer sådan uppgift som regel att sparas två år, varefter radering sker. Detsamma gäller uppgifter om otillåten andrahandsuthyrning eller överlåtelse av lokalen. Uppgifter om betalning av hyran sparas under den tid som krävs enligt bokföringslagen. Övriga uppgifter raderas när de inte längre är relevanta/korrekta, vilket innebär att de som regel bevaras under den tid som hyresförhållandet består. När hyresförhållandet upphör raderar vi merparten av personuppgifterna. Men om det finns några kvarstående rättsliga anspråk, t.ex. hyresfordringar, kommer vi att bevara de uppgifter som krävs för att kunna driva anspråket. Sådana uppgifter sparas med hyresavtalet som rättslig grund. Vi sparar dessa uppgifter, samt uppgifter om eventuell misskötsamhet, som bidragit till att uppsägning skett, i två år efter att hyresförhållandet upphört.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för hyresförhållandet. Inom ramen för hyresförhållandet, kan vi komma att lämna ut personuppgifter till andra bolag som tillhandahåller tjänster till oss t.ex. fastighetsskötsel, IT-tjänster, förvaltningstjänster eller bolag som tillhandahåller varor/tjänster som hyresgästen kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet (t.ex. försäkringsbolag). Om det förekommer störningar, betalningsförsummelser eller andra överträdelser av hyresavtalet eller tillämpliga bestämmelser kan vi komma att lämna ut uppgifter till berörda myndigheter. Uppgifter kan komma att lämnas ut till myndigheter i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut. Vid eventuell försäljning av fastigheten eller det fastighetsägande bolaget kan uppgifterna komma att lämnas till köparen. Vi överför som regel inga personuppgifter till land utanför EU/EES och i de fall sådant sker, sker detta enligt särskilt högt ställda krav och avtal.

Dina rättigheter

Individer har vissa rättigheter vid behandling av dennes personuppgifter.

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till viss personuppgiftsbehandling. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter som behandlades enbart med stöd av samtycket. Vi vill alltid vara transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill få insyn i vilka personuppgifter som vi behandlar om dig har du rätt att (kostnadsfritt en gång om året) få information och en kopia på vilka personuppgifter vi har om dig och hur vi behandlar dessa uppgifter. Din begäran behöver vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och innehålla uppgift om namn och personnummer. Vi behöver detta för att kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade och kompletterade. Du har även i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade, till exempel om de inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket de samlades in. Du kan begära radering av dina uppgifter i den utsträckning som överensstämmer med gällande lagstiftning. Du har rätt att invända mot behandling av dina uppgifter för bland annat direktmarknadsföring och i de fall vi behandlar uppgifterna efter en intresseavvägning. Du har även rätt att få uppgifterna överförda till en annan personuppgiftsansvarig när det är tekniskt möjligt.

Kontakta oss

Har du några frågor är du välkommen att höra av dig till oss på SwedCro AB. Detta görs enklast på: info@swedcro.se